Codice etico | MPREIS Italia

ai sensi del DECRETO LEGISLATIVO n. 231/2001

SOMMARIO

PREFAZIONE
1. CODICE ETICO MPREIS ITALIA
1.1 Pubblicazione del codice etico
1.2 Obblighi previsti in capo ai destinatari

2. PRINCIPI GENERALI DI MPREIS ITALIA

3. RISORSE UMANE E POLITICHE DI ASSUNZIONE

4. SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

5. TUTELA AMBIENTALE

6. PRINCIPI SPECIFICI DI COMPORTAMENTO
6.1 Regolamento aziendale di MPREIS ITALIA
6.2 Selezione e assunzione di nuovi collaboratori

7. RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE
7.1 Rapporti con i soci, i sindaci e la società di revisione

8. RELAZIONI CON SOGGETTI TERZI E RAPPORTI COMMERCIALI
8.1 Rapporti con la pubblica amministrazione e le autorità di vigilanza e di controllo
8.2 Rapporti con i prestatori di servizi e i consulenti
8.3 Rapporti con i fornitori
8.4 Rapporti con i concorrenti
8.5 Rapporti con le associazioni di categoria, i sindacati e i partiti politici
8.6 Rapporti con i mass media, gli istituti di ricerca, le associazioni di categoria e enti simili
8.7 Regalie, benefici e altre erogazioni liberali

9. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
9.1 Segnalazione di violazioni
9.2 Procedure e sanzioni disciplinari
9.3 Whistleblowing

PREFAZIONE
La società MPREIS Italia fa parte della società MPREIS Warenvertriebs GmbH Österreich, una società conduzione familiare da decenni che opera in Italia e in Austria. La società ha per oggetto il commercio all’ingrosso e al dettaglio con generi alimentari e voluttuari, la produzione dei medesimi, la gestione di un panificio e di uno stabilimento per la lavorazione delle carni nonché l’istituzione e l’esercizio di supermercati.

Nell’esercizio della propria attività, MPREIS attribuisce da sempre grande importanza al rispetto dei valori fondamentali sanciti dal presente codice etico nella consapevolezza che solo il rispetto di principi etici e di specifiche regole di comportamento consentirà di diventare un’impresa riconosciuta e stimata e un interessante datore di lavoro, in grado, quindi, di generare un valore aggiunto anche per tutti i clienti.

La responsabilità del rispetto del codice etico e delle regole di comportamento compete in primo luogo all’amministratore unico, al collegio sindacale, ai dirigenti e ai collaboratori di MPREIS Italia. L’Organismo di Vigilanza, ora istituito, previsto a norma del d.lgs. n. 231/2001, provvede all’attuazione e al rispetto dei principi di comportamento e della conformità dei processi di MPREIS Italia.

La società MPREIS Italia mira al continuo aggiornamento ed adeguamento del codice etico al fine di rendere il medesimo conforme ai principi commerciali ed etici. I dirigenti di MPREIS si rendono personalmente garanti dei valori sanciti nel presente codice etico e del rispetto dei medesimi.

1. CODICE ETICO DI MPREIS ITALIA
Il presente codice etico è parte integrante e sostanziale del modello organizzativo, di gestione e di controllo previsto dal d.lgs. n. 231/2001. I principi etici e le regole di comportamento contenuti nel presente codice etico devono essere rispettati ed osservati da tutti i destinatari nell’esercizio delle loro attività aziendali quotidiane e nei rapporti con soggetti terzi che intrattengono o avviano relazioni commerciali con MPREIS Italia.

Secondo quanto previsto dal codice etico per destinatari si intendono tutta la direzione, i consiglieri (ove nominati), i sindaci, tutti i dipendenti, i consulenti, i portatori di interesse nonché tutti i soggetti terzi (quali ad esempio i collaboratori esterni, i fornitori, i subappaltatori).

1.1 Pubblicazione del codice etico
Ai sensi di quanto previsto dal d.lgs. n. 231/2001 la società MPREIS Italia si impegna a rendere pubblico il codice etico verso l’interno e verso l’esterno. Ai destinatari interni verrà reso noto principalmente in occasione di iniziative formative e di campagne di informazione, tramite affissione nei locali di servizio – in allegato al regolamento condominiale e pubblicazione sui siti INTRANET. Per contro, ai destinatari esterni sarà reso noto in modo esauriente tramite posta elettronica e/o lettera in modo tale da garantire che questi ultimi siano in ogni caso a conoscenza dei contenuti che saranno chiamati ad accettare espressamente.
Inoltre, il codice etico sarà pubblicato sul sito internet di MPREIS per garantirne la maggiore diffusione possibile.

1.2 Obblighi previsti in capo ai destinatari
I destinatari si impegnano a conoscere e ad accettare i contenuti del codice etico. In caso di dubbi tutti i destinatari interni sono obbligati a rivolgersi al rispettivo superiore e/o responsabile all’interno di MPREIS Italia al fine di chiarire i medesimi. Le eventuali violazioni portate, direttamente o indirettamente, a conoscenza da parte di soggetti terzi dovranno essere segnalate senza indugio al rispettivo superiore e/o responsabile e/o all’organo di controllo (in forma non anonima) ( vedasi punto 6 del codice etico). Inoltre, tutti i destinatari sono tenuti ad informare tutti i soggetti terzi che intrattengano relazioni commerciali con MPREIS Italia delle prescrizioni contenute nel codice etico.
In particolare, i dirigenti della società MPREIS Italia si impegnano a comportarsi in modo tale da dare il buon esempio a tutti i collaboratori.

2. PRINCIPI GENERALI DI MPREIS ITALIA
Tutti i collaboratori di MPREIS Italia sono tenuti ad osservare i seguenti principi:

Osservanza delle disposizioni di legge: tutti i rapporti commerciali e tutte le attività sono condotte in osservanza delle disposizioni di legge in vigore e nel rispetto del presente codice etico e del regolamento aziendale interno. È vietata ogni condotta contraria e qualsiasi comportamento non conforme sarà punito ai sensi di quanto previsto dal regolamento disciplinare.
Rispetto dei principi di onestà e correttezza: tutti i rapporti commerciali e tutte le attività, in particolare anche i rapporti con i concorrenti (i cosiddetti “competitor”), saranno svolti nel rispetto dei principi dell’onestà e della correttezza.
Prevenzione di conflitti di interesse: Nell’esercizio della propria attività i collaboratori di MPREIS Italia sono tenuti a perseguire gli interessi generali e gli obiettivi dell’attività commerciale svolta dalla società MPREIS Italia.
Trasparenza nella tenuta della contabilità: Tutte le operazioni contabili sono registrate secondo il principio della trasparenza su cui si basa non solo l’operato dell’amministratore unico ma anche l’attività svolta da ogni singolo dipendente e collaboratore. La società predispone tutti i documenti contabili in conformità a quanto previsto dalla legge ed in particolare dalle disposizioni del Codice civile e dalle disposizioni di legge nazionali ed internazionali, con particolare attenzione alla veridicità, alla chiarezza e alla completezza delle registrazioni effettuate, assicurando che le medesime siano conformi alle leggi, chiare e verificabili in qualsiasi momento.
Tutela della proprietà industriale ed intellettuale nonché dei diritti di autore: La società MPREIS Italia condanna qualsiasi forma di frode, di duplicazione o riproduzione illegittima, di contraffazione, di appropriazione indebita o di modifica di marchi, segni distintivi e opere intellettuali.
Tutela e sicurezza dei dati: La tutela e la sicurezza dei dati costituiscono un principio fondamentale di MPREIS Italia. Gli organi sociali e tutti i lavoratori sono tenuti a mantenere segreti e riservati i dati e le informazioni di cui vengono a conoscenza a causa del rapporto lavorativo intrattenuto. Di conseguenza, il manuale interno relativo all’utilizzo della posta elettronica e di internet all’interno di MPREIS Italia forma parte integrante e sostanziale del presente codice etico.
Mutuo rispetto, non-discriminazione e mobbing: La società MPREIS Italia tutela la personalità individuale di tutti i collaboratori e i dipendenti, senza tollerare alcuna forma di discriminazione e di mobbing. Tutti i collaboratori e i dipendenti sono tenuti a collaborare per creare e mantenere in ogni momento un clima lavorativo che sia basato sul rispetto reciproco e che consenta ad ognuno di conseguire i propri obiettivi all’interno dell’azienda. Non saranno accettati comportamento maleducati né nei confronti di colleghi né nei confronti di clienti o fornitori.
Utilizzo degli arredi, delle apparecchiature e della struttura dell’azienda: Gli arredi, le apparecchiature e / o la struttura dell’azienda dovranno essere utilizzati con diligenza ed esclusivamente per le finalità previste. Al riguardo i beni e le risorse affidati ai collaboratori ai fini dell’esercizio della loro attività dovranno essere custoditi, conservati e tutelati con diligenza. I collaboratori sono tenuti ad utilizzare i medesimi sempre in modo adeguato, evitando l’utilizzo da parte di soggetti terzi non autorizzati ed astenendosi dal loro utilizzo per usi personali. In ogni caso, è vietato qualsiasi utilizzo che sia contrario alle disposizioni di legge in vigore, all’ordine pubblico o al buon costume.
Comunicazione / rappresentanza esterna: Qualsiasi comunicazione sarà effettuata in conformità alle leggi vigenti e ai principi di etica professionale nel rispetto dei requisiti della chiarezza, della trasparenza, della tempestività e dell’accuratezza. Le comunicazioni e le notizie saranno diffuse sempre dai collaboratori appositamente autorizzati. Non sarà tollerata la diffusione di notizie false.

3. RISORSE UMANE E POLITICHE DI ASSUNZIONE
Le risorse umane formano parte integrante dell’impresa e sono decisive per l’esistenza della medesima. Per tale motivo MPREIS Italia ha particolarmente a cuore le pari opportunità di crescita lavorativa e professionale offerte a tutti i lavoratori e la prevenzione di qualsiasi tipo di discriminazione.

4. SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO
Uno degli aspetti fondamentali per MPREIS Italia è la tutela della salute e la sicurezza nell’esercizio dell’attività commerciale. Di conseguenza, è posta particolare attenzione alla prevenzione di infortuni sul lavoro e/o di malattie professionali. La società MPREIS Italia si adopera per strutturare tutte le postazioni di lavoro, i processi e le procedure nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti in materia di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro.
Per tale motivo, la società garantisce altresì che i collaboratori e i dipendenti possono frequentare le iniziative formative previste dalla legge a cadenze regolari e tutti gli altri eventi di sensibilizzazione alla prevenzione.
Al fine di prevenire pericoli ai destinatari è vietato consumare alcolici e/o altri narcotici e/o sostanze stupefacenti durante l’orario di lavoro o eseguire le proprie attività sotto l’influenza di tali sostanze. Per di più, vige un divieto assoluto di fumo nei locali commerciali e di servizio.

5. TUTELA AMBIENTALE
Il rispetto dell’ambiente assume un’importanza fondamentale nell’esercizio dell’attività commerciale di MPREIS, con la massima priorità attribuita al contenimento degli eventuali effetti negativi dell’attività sull’ambiente. A tale scopo MPREIS Italia si attiene ai seguenti principi fondamentali:

prevenire l’inquinamento delle risorse idriche, le emissioni nocive, i rifiuti nocivi, l’inquinamento del suolo o del sottosuolo;
rispettare le disposizioni di legge vigenti in materia di deposito, trasporto e smaltimento dei rifiuti;
verificare accuratamente in occasione dell’affidamento degli incarichi se i soggetti terzi e/o i prestatori di servizi esterni sono autorizzati ai sensi delle disposizioni di legge vigenti allo smaltimento dei rifiuti;
impegnare tutti i dirigenti, i collaboratori e i dipendenti a ridurre al minimo e/o a prevenire, per quanto possibile, la generazione di emissioni e di rifiuti;
formare tutti i dirigenti, i collaboratori e i dipendenti in conformità a quanto prescritto dai processi interni in vigore.
Le procedure adottate dalla società MPREIS Italia sono registrate nell’apposito verbale e soggette a verifica da parte dell’organo di controllo.

6. PRINCIPI SPECIFICI DI COMPORTAMENTO
Nel prosieguo sono descritti in maggiore dettaglio una serie di principi specifici di comportamento della società MPREIS Italia che dovranno essere obbligatoriamente rispettati da parte di tutti i destinatari.

6.1 Regolamento aziendale di MPREIS ITALIA
Il regolamento aziendale forma parte integrante del presente codice etico. Il regolamento aziendale sarà consegnato a tutti i collaboratori e i dipendenti di MPREIS Italia all’inizio del loro rapporto lavorativo. Il documento è predisposto, aggiornato e archiviato a cura dell’Ufficio per l’organizzazione delle filiali / ufficio del personale di MPREIS Italia.

6.2 Selezione e assunzione di nuovi collaboratori
Tutti i destinatari che partecipano alla selezione e alla decisione relativa all’assunzione di nuovi collaboratori sono tenuti a rispettare i seguenti principi:

i nuovi collaboratori sono selezionati in modo trasparente e imparziale;
non sarà tollerata alcuna forma di discriminazione o di mobbing;
le decisioni relative al personale saranno adottate esclusivamente in base alle competenze e a criteri di natura professionale;
in nessun momento saranno tollerati fenomeni di nepotismo o favori illegittimi;
saranno tollerati esclusivamente rapporti di lavoro regolari;
le disposizioni di legge vigenti dovranno essere rispettate in qualsiasi momento, in particolare i diritti dei lavoratori.
Il relativo documento interno “Ufficio del personale” che costituisce parte integrante del codice etico è predisposto, aggiornato ed archiviato a cura dell’Ufficio personale di MPREIS Italia.

7. RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE
7.1 Rapporti con i soci, i sindaci e la società di revisione
L’amministratore unico di MPREIS Italia si impegna a gestire la società MPREIS Italia in conformità ai principi dell’onestà, della trasparenza e della legalità, comunicando ai soci tutte le informazioni richieste in modo accurato, veritiero e tempestivo ed astenendosi da qualsiasi comportamento che possa influire irregolarmente sul diritto di voto spettante ai soci.
Tutti i dirigenti e i collaboratori che curano i rapporti con il collegio sindacale e/o con una società di revisione sono tenuti ad agire secondo i principi della trasparenza, della franchezza e dell’onestà al fine di agevolare nel migliore dei modi possibili le attività di revisione e di controllo.

8. RELAZIONI CON SOGGETTI TERZI E RAPPORTI COMMERCIALI
8.1 Rapporti con la pubblica amministrazione e le autorità di vigilanza e di controllo
Tutti i destinatari sono tenuti a comportarsi in modo corretto e trasparente in tutte le relazioni intrattenute con le autorità, nazionali o estere, le pubbliche amministrazioni ed enti simili, rispettando le disposizioni di legge di volta in volta vigenti nonché i principi etici e le regole di comportamento contenuti nel presente codice etico. Quanto premesso vale in particolare per tutti quei destinatari che sono autorizzati a presentare le istanze finalizzate all’ottenimento di contributi, sovvenzioni e finanziamenti. In questo contesto la società MPREIS Italia si impegna altresì ad utilizzare tutti i contributi ottenuti esclusivamente per le finalità per le quali sono stati concessi.
La società MPREIS Italia non tollera in nessun momento fenomeni di corruzione, favori irregolari e accordi illegittimi.

8.2 Rapporti con i prestatori di servizi e i consulenti
La società MPREIS Italia si impegna a rispettare le seguenti norme di comportamento nei rapporti intrattenuti con i prestatori di servizi e con i consulenti:

tutti i consulenti saranno sottoposti a verifica di idoneità prima dell’affidamento di un incarico;
gli incarichi conferiti saranno disciplinati tramite un accordo quadro scritto in conformità a quanto previsto dalle disposizioni di legge vigenti;
gli onorari e/o i versamenti saranno corrisposti in conformità alle tariffe convenute e in nessun caso potranno essere irragionevoli. I versamenti dovranno essere effettuati entro i termini previsti;
non sono consentiti versamenti in contanti.

8.3 Rapporti con i fornitori
La selezione e la gestione dei fornitori avverranno nel rispetto dei principi dell’imparzialità e dell’indipendenza. In tale modo si intende prevenire qualsiasi forma di discriminazione. I collaboratori di MPREIS Italia sono tenuti a verificare periodicamente il rispetto dei principi di comportamento contenuti nel presente codice etico da parte dei fornitori.

8.4 Rapporti con i concorrenti
La società MPREIS Italia esercita la propria attività commerciale e cura soprattutto i rapporti con i concorrenti (cosiddetti “competitor”) nel rispetto dei principi della correttezza, dell’onestà, della trasparenza e dell’equità.
La società rispetta i diritti di proprietà industriale e intellettuale di soggetti terzi, in particolare i diritti di autore, i brevetti, i marchi e i segni distintivi.
L’attività commerciale di tutti i destinatari continua ad essere autonoma rispetto alla condotta dei concorrenti sul mercato nazionale o estero.

8.5 Rapporti con i mass media, gli istituti di ricerca, le associazioni di categoria e enti simili
I rapporti con i mass media, gli istituti di ricerca, le associazioni di categoria e gli enti simili nonché la divulgazione delle informazioni ai medesimi saranno curati esclusivamente da parte dell’organo amministrativo. Tutte le informazioni relative alla società MPREIS Italia dovranno essere comunicate verso l’esterno in modo completo, veritiero e trasparente.

8.6 Rapporti con le associazioni di categoria, i sindacati e i partiti politici
La società MPREIS Italia non concede contributi, diretti o indiretti, in favore di organizzazione politiche, partiti, movimenti, comitati e/o loro rappresentanti o candidati. Inoltre, non sarà tollerata alcuna condotta che potrebbe esercitare direttamente o indirettamente pressioni sui rappresentanti politici al fine di ottenere una determinata azione nell’interesse o a vantaggio della società.

8.7 Regalie, benefici e altre erogazioni liberali
Ai dirigenti, ai dipendenti e/o ai collaboratori di MPREIS Italia è vietato proporre o concedere regalie, benefici e /o altre erogazioni liberali ad eventuali clienti, fornitori, funzionari pubblici o altri soggetti terzi. Sono consentiti i consueti favori concessi nel commercio, a condizione che siano di valore modico (ca. euro 50) e non mettano a rischio l’integrità o l’immagine di una delle due parti. Inoltre, tali favori non potranno suscitare l’impressione in un osservatore imparziale che siano stati concessi al fine di ottenere un vantaggio ingiustificato.
Ai dirigenti, ai dipendenti e/o ai collaboratori della società MPREIS Italia non è consentito – specie durante particolari festività – accettare per sé stessi o per conto altrui regalie, benefici e/o altre erogazioni liberali, ad eccezione dei consueti favori di valore modico (ca. euro 50) concessi nel commercio. I consueti favori di valore modico concessi nel commercio potranno essere accettati esclusivamente qualora non suscitino l’impressione in un osservatore imparziale che siano stati concessi al fine di ottenere un vantaggio ingiustificato.
Coloro che, indipendentemente dalla propria volontà, ricevano un regalo, un beneficio e/o altra erogazione liberale non di valore modico, dovranno immediatamente segnalare l’accaduto all’Ufficio organizzazione delle filiali, il quale procederà alla restituzione. Qualora non sia possibile la restituzione, la società tratterrà l’erogazione liberale e la destinerà in beneficenza.

9. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
La società MPREIS Italia agevola la prevenzione di qualsiasi condotta illegittima nonché il rispetto dei principi di comportamento sanciti nel presente codice etico mediante l’istituzione di un apposito sistema di controllo.

9.1 Segnalazione di violazioni
Tutti i collaboratori della società MPREIS Italia sono tenuti a segnalare senza alcun indugio le violazioni e/o i tentativi di violazione. Tutte le relative segnalazioni dovranno essere indirizzate senza alcun indugio o all’indirizzo di posta elettronica odv231mpreis@mpreis.at o tramite posta ordinaria all’Organo di controllo della società MPREIS Italia, via S. Lorenzo n. 7, I-39031 Brunico (BZ).

9.2 Procedure e sanzioni disciplinari
Tutte le violazioni e/o i tentativi di violazione delle regole comportamentali sancite dal presente codice etico posti in essere da parte dei collaboratori saranno sanzionati in conformità a quanto previsto dal sistema disciplinare di MREIS Italia. Il sistema disciplinare si basa sulle norme giuslavorative vigenti e sui contratti collettivi e tiene conto della gravità della violazione commessa.

9.3 Whistleblowing

La MPREIS Italia Srl si impegna a garantire che l’azienda sia gestita secondo principi ispirati all’etica e alla legalità. La segnalazione di eventuali violazioni delle disposizioni di legge ha lo scopo di contribuire a individuare tempestivamente le criticità e i rischi a cui tutte le aziende, compresa la presente società, sono potenzialmente esposte e di ridurli al minimo o, per quanto possibile, di escluderli adottando misure adeguate.

La MPREIS Italia Srl nell’attuazione di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023 mette a disposizione un canale dedicato a questo scopo, attraverso il quale possono essere segnalati in modo riservato comportamenti potenzialmente inappropriati, scorrettezze o sospette violazioni delle disposizioni previste dal modello organizzativo 231/2001, dal Codice Etico, dai regolamenti aziendali o, in generale, violazioni delle disposizioni di legge applicabili o di altre normative.

Queste segnalazioni possono essere inviate ad uno studio legale esterno, in particolare all’avvocato Cosima Ebner, con sede in piazza Mazzini n. 49, 39100 Bolzano, per posta o all’indirizzo e-mail: ext-cosmina.ebner@mpreis.com.

Per MPREIS Italia S.r.l. è fondamentale che la riservatezza dei soggetti segnalatori (c.d. whistleblower) e delle altre persone protette sia rispettata e tutelata in ogni momento e che essi siano protetti dai rischi di possibili ritorsioni, nel pieno rispetto di tutte le disposizioni di legge applicabili. In tal senso, tutte le segnalazioni saranno trattate in forma riservata ed anonima. Tuttavia, al fine di garantire le migliori condizioni possibili per un’indagine efficace, si richiede che le persone segnalanti rivelino la propria identità.

Al ricevimento di una segnalazione verrà inviata una conferma di ricezione direttamente dallo studio legale esterno incaricato, entro 7 (sette) giorni dalla ricezione. Entro il termine di 90 giorni, verrà inviata una notifica con una prima valutazione della segnalazione effettuata.

Nel caso in cui la segnalazione non sia verificabile o sia stata inviata solo per malafede, la segnalazione verrà inoltrata ai servizi interni competenti.